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Odei está implantando en el Gobierno Vasco un Sistema de Gestión Documental con Archivo Digital

Este proyecto, estratégico para el Gobierno Vasco, se presenta clave en el propósito de la modernización de la Administración, tanto en su gestión interna como en su relación con los ciudadanos.

La gestión interna se verá beneficiada gracias a que este sistema integrará y simplificará la gestión de la documentación generada durante la producción administrativa (cada día más numerosa y en formatos más heterogéneos) por las diferentes tecnologías y herramientas existentes en el Gobierno Vasco.

Por otro lado, de cara al ciudadano, simplificará y facilitará la gestión de la Administración Digital y los servicios prestados a la ciudadanía, agilizándolos y haciéndolos más transparentes.

Gracias a la implantación de este Sistema de Gestión Documental y al recién implantado Sistema de Gestión de Archivo (Arges), las soluciones de Odei dan respuesta satisfactoriamente al ciclo de vida documental del Gobierno Vasco.

Para la realización de este proyecto, Odei ha llevado a cabo una alianza estratégica con otros dos líderes en la Gestión Documental: Informática El Corte Inglés a nivel estatal y EMC Documentum a nivel mundial. Este ambicioso proyecto fue adjudicado por concurso por la Sociedad Informática del Gobierno Vasco, EJIE y actualmente se encuentra en la fase análisis, en la que se está definiendo el Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco.

“E-LIS es el archivo abierto con más documentos en Biblioteconomía y Ciencias de la Información. Su propósito es poner a disposición de la comunidad científica el texto completo de documentos para que sean más visibles, accesibles, recuperables y útiles para cualquier usuario potencial con acceso a Internet. Además este servicio anima a los profesionales a que depositen sus documentos (publicados o no) en E-LIS para su acceso libre en Internet.”

Así comienza Imma Subirats Coll su artículo titulado “E-LIS, un archivo abierto para la Biblioteconomía y Documentación” en el que describe este estupendo recurso de información que actualmente dispone de unos 2.500 artículos.

Me ha paracedio muy clarificador el artículo “Información, ciencia y sabiduría” que Emilio Lamo de Espinosa (catedrático de Sociología de la Universidad Complutense y director del Real Instituto Elcano) escribió el 22/01/2004 en el periódico El País.

Con ARGES, cualquier organización puede realizar todos los procesos de gestión de su Archivo:

• Registro y descripción de la documentación de archivo
• Consulta de información por criterios múltiples
• Gestión de Cuadros de Clasificación documentales
• Gestión de documentos electrónicos de archivo
• Transferencia de documentación entre los niveles de archivo
• Control y Gestión de Préstamos, Consultas y Reproducciones
• Gestión del expurgo de documentación
• Análisis y Valoración documental
• Gestión de espacios
• Obtención de Informes y Estadísticas
• Importación y Exportación

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Este diploma ha sido concedido por la entidad Euskalit tras verificar, mediante un contraste externo, el compromiso de Odei con la mejora continua y avance hacia la excelencia.

Este hito está dentro del plan del implantación del modelo EFQM para sistematizar el Proceso de Mejora en Odei.